Jak jsme spolupořádali Víno z blízka

Opatrné seznamování

Stejně jako se říká, že každý fotbalový fanoušek je zároveň trenérem, je i každý návštěvník vinařské akce jejím organizátorem. Postřehů, co všechno je na akci špatně a potřebuje vyladit, je vždy dost, ale realizace už tak jednoduchá není. Adventní Víno z blízka mělo za sebou dvouletou pauzu a před ní turbulentní ročníky, kdy to každý rok vypadalo jinak. Samotná myšlenka přivést do Brna na začátku prosince zajímavé vinaře nám byla sympatická a měli jsme představu, jakým směrem bychom chtěli podmínky pro účastníky (ať už vínomilce či vinaře) nastavit.

Když už jsme se měli přesunout do role spoluorganizátorů, velkou výhodou bylo, že pořádající společnost Partnerství má už na tomto poli opravdu velkou porci zkušeností. Vyhodnotili jsme, že bychom to dokázali v nabitém období časově zvládnout a na nabídku kývli. Rozhodující byla shoda na klíčových parametrech, které by se daly shrnout jako „jedno místo, dvojí vstupné" . V půlce října jsme si byli prohlédnout prostory Augustiniánského kláštera na Mendlově náměstí v Brně a ke konci října definitivně stanovili základní obrysy akce.

Sprinterský závod s aplikací

Nevím, jestli si kolega Tomáš v té době dokázal představit, jaký si na sebe jeho tým ušil bič, když si vzal na starosti produkci mobilní aplikace katalogu. I když ji stavěl na dva roky vyvíjené kostře, měla být za dva měsíce v radikálně jiné podobě stoprocentně funkční a připravená k použití pro širokou veřejnost. Neuvěřitelné hodiny práce, které jsou až do vydání finální verze prakticky neviditelné a i poté je ocení jen úzké publikum, to je trochu nevděčná úloha. Příklady z jiných odvětví nám ale dokazují, že jsme sice možná předběhli dobu, ale přechod z papíru do digitálního světa je nevyhnutelný. A stejně jako si v minulosti jen menšina návštěvníků hledala informace o vínech, neřkuli psala poznámky do papírových katalogů, tak nelze očekávat, že všichni budou elektronický katalog používat. Pro uživatele ale přináší neskutečné výhody v množství a aktuálnosti informací, rychlosti jejich vyhledávání a celkové přehlednosti.

Když světlo světa spatřila první základní verze čtrnáct dní před termínem, mohli jsme si alespoň částečně oddechnout. I když bylo jasné, že ještě bude potřeba spoustu věcí doladit, nepochybovali jsme, že to Tomáš s Igorisem a Maxem zvládnou. A protože se ještě nakonec narychlo měnili vinaři a vína, úplně poslední úpravy se dělaly doslova pár hodin před samotnou akcí. Soudě z osobních zkušeností při jejím používání se nakonec myslím všechno vcelku povedlo ;-)

Vinaři a vína základem úspěchu

Řekněme si upřímně, že případné nedostatky v průběhu akce lze zakrýt tím, že zkrátka nabídnete zajímavé vinaře. Zážitek z ochutnaných vín zpravidla převažuje nad úvahami o organizaci. Zadání pro můj výběr bylo relativně jednoduché – 12 vinařství napříč všemi moravskými podoblastmi. Sám jsem si ale do tohoto přidal další kritéria. Chceme ukázat mix známých i neznámých, menších i větších, vinařů různých stylů a také dostatek takových, kteří se v Brně jinak příliš neprezentují.

Samozřejmě bylo nutné, aby si v předvánočním shonu našli na akci čas a na rozhodnutí pravda neměli dlouhou lhůtu. Naštěstí původní navržená sestava doznávala jen kosmetických změn. Největší ranou bylo zrušení účasti jednoho vinařství ze zdravotních důvodů dva dny před akcí. A přiznáváme, že jsme měli chuť spíše hodit flintu do žita a jeho místo nechat neobsazené, nakažlivý entuziasmus kolegyně Pavly z Partnerství nás ale pošťouchnul k úsilí sehnat na poslední chvíli náhradu. Ještě jednou musíme poděkovat Pavlu Skráškovi, že účast svých vín dokázal takto narychlo zajistit. Myslím, že pro mnohé vínomilce byla právě jeho kolekce velmi příjemným překvapením.

Všechno je jinak, hlavně nepanikařit

Než jdu o půl třetí ráno spát, ještě si v aplikaci zaškrtávám vína k ochutnání. Myšlenka je jasná ​​– musím přece ochutnávat, když už ti vinaři do Brna přijedou a já potřebuju mít přehled o nových vínech. Trochu ve mně hrkne, když narazím na potíže u nedávno zařazovaných vín do katalogu. Vím, že Tomáš už netradičně spí (jinak je ještě důslednější sova než já), protože vstává v pět, aby se do Brna dopravil. Píšu tedy jen SMS, ať se na to hned ráno podívá.

Sobotní brzké ráno, Brno se probouzí do chladného pošmourného dne. Pro nás důležitého, jsme napnutí, jak dnešní den dopadne. Nemáme pochyby, že organizačně dobře, viděli jsme od našich kolegů z Partnerství skvěle zpracovanou přípravu, kde je přesně uvedeno, co, kdo a kdy má dělat. Takže bude záležet jen na tom, jak se nový koncept bude líbit vinařům a návštěvníkům. U snídaně mi přichází uklidňující zpráva, že i data v aplikaci jsou opravena a kolegové na cestě.

Klid dlouho nevydržel. Na zastávce trolejbusu mi volá redakční kolegyně Lenka, že čím dříve budu na místě, tím lépe, protože v klášteře vše nejde podle představ. Trochu mi to objasní už příjezd na místo. Vše se tváří jako zavřené, naštěstí si ze své říjnové návštěvy pamatuji zadní vchod. V určených místnostech už kmitají kolegové z pořadatelského týmu Víno z blízka, kterých je méně, než se původně předpokládalo. To by byl jen menší zádrhel, hrozí ale, že se budou měnit celkové dispozice prostor včetně vchodu, o čemž už nemůžeme účastníky nijak informovat. A i když ředitel festivalu Juraj Flamik nezvykle neskrývá své rozladění, zatím se chystá všechno tak, jak bylo naplánováno. Shazuji tedy zimní bundu a přikládám ruce ke stěhování židlí, stolků, lepení informačních tabulí...

Cvrkot od začátku do konce

Diplomacie se řediteli dokonale podařila, zprovoznil se vchod pro návštěvníky, vjezd pro vinaře i dvě místnosti s WC. To už mi začínají volat někteří z vinařů ohledně svého příjezdu a já zjišťuji, že nad rámec původních dokumentů si budu muset „nabiflovat" ještě nějaké další organizační informace, na které z jejich strany padají dotazy. Místy se mi s některými z nich daří alespoň přivítat, jinak to je ale zatím stále spíše lítačka s úpravami prostor. Ty v podstatě končí těsně před tím, než mají oficiálně přicházet první návštěvníci.

Původně plánované delší poučení každého vinaře o funkcích aplikace našeho katalogu se tak stává spíše rychloškolením s ukázkami „tady máte ceník, tady všude jsou pro návštěvníky QR kódy, které je přesměrují na profil vinařství, na stažení internet potřebují, na provoz aplikace nikoliv. Těm s fialovými skleničkami a páskami naléváte zdarma, s modrým označením za žetony." A to je vlastně to nejdůležitější, co potřebují vědět. Ostatní se řeší průběžně, například upřesnění, že nachystané vody Korunní jsou i pro návštěvníky. Kolega Tomáš pak s některými „neobsazenými vinaři" stíhá řešit podrobnosti aplikace, ale to už jsou degustace v plném proudu.

Nejvíce „hlava kolem" z toho jde aktuálně Lence a Pavle, které se starají o příchozí návštěvníky. Samotný výdej sklenic by nebyl až tak zdlouhavý, složitější byla rezervace prohlídkových okruhů. Hlavně na začátku, kdy prakticky přesně úderem jedenácté přišlo nejvíce lidí. Ti posléze proudí zejména do první místnosti, která se tak velmi záhy plní.

I vinaři byli trochu zaskočeni rychlostí, se kterou se u nich objevili první vínomilci. Jednou z nedokonalostí, se kterou jsme už nemohli nic dělat, byla vnitřní teplota. Původně dohodnutá temperace na 16 stupňů byla výrazně překročena a v klášteře bylo opravdu teplo. Přibyla tak starost navíc o oblečení, která se naštěstí ze zdejších zásob věšáků dala pokrýt. Horší to bylo s teplotou vín, kterou vinaři s původní informací o teplotě neměli šanci už řešit. Někteří tak používali alespoň vodu, jiní si pomáhali skladováním lahví k degustaci venku v autě.

Zhruba po hodině a půl se akce celkem rozběhla a já se teprve dostal ke skleničce a vyzkoušení aplikace v praxi. Neochutnal jsem toho mnoho, důležitějšími se ukázaly rozhovory se známými vínomilci, které jsem tu potkával, a pár vinaři. V družném hovoru utekl den neuvěřitelně svižně a najednou se hromadně balilo a odjíždělo. Ani jsem většině nestihl poděkovat a popřát šťastnou cestu. Úklid šel relativně rychle, kolegové z Partnerství to měli opět skvěle zorganizované a už něco po šesté hodině jsem tak mohl zamířit na „oběd" do města.

Jestli byla akce úspěšná, neukáží jen čísla, ale především pocit vás, návštěvníků a zúčastněných vinařů. Budeme tedy rádi za zpětnou vazbu, jak se vám letošní Adventní Víno z blízka líbilo. A protože tentokrát nejsme schopni vzhledem k malému množství ochutnaných vín dodat nějaká doporučení, rádi si od vás přečteme, co vám nejvíce chutnalo a který vinař vás třeba nejvíce překvapil.